Jak být více produktivní

Máte pocit, že vám den proklouzává mezi prsty a úkoly se stále hromadí? Zvyšování produktivity není jen o tom, dělat víc, ale zaměřit se na to, co má skutečně smysl. V článku vám poradíme, jak najít rovnováhu, zefektivnit svou práci a vytvořit si návyky, které vám ušetří čas i energii.

Jak být produktivní? Proč je produktivita důležitá?

Produktivita je schopnost dosáhnout požadovaných výsledků s co nejmenším úsilím a efektivním využitím času. Být produktivní znamená zaměřit se na efektivitu práce, tedy nejen zvládat více úkolů za kratší dobu, ale také se soustředit na ty opravdu důležité a ostatní eliminovat. Zvýšení produktivity práce přináší nejen lepší výsledky za kratší dobu, ale také méně stresu a více času na odpočinek a osobní život.

Jaké faktory ovlivňují produktivitu?

Možná si říkáte, proč někdy zvládnete za dopoledne více než za celý den, a jindy se ani nepřinutíte začít. Osobní produktivitu totiž ovlivňuje spousta věcí – od prostředí, kde pracujete, přes denní dobu, až po vaši energii a schopnost se soustředit. Pojďme se podívat, jaké faktory mají vliv na vaši produktivitu.

Světlo

Dostatek přirozeného světla zvyšuje energii, soustředění i náladu. Ideální je pracovat co nejblíže oknu, ale pokud to není možné, zvažte kvalitní umělé osvětlení simulující denní světlo. Z výsledků výzkumu ČVUT na na vybraném pražském gymnáziu vyplynulo, že nahrazení klasických LED světel za taková, která měla podobné barevné spektrum, jako je sluneční světlo, vedlo k vyšší koncentraci, kratšímu reakčnímu času a lepší paměti.

Hluk

Hluk je jedním z největších rušivých elementů. Pokud pracujete v rušném prostředí, zkuste použít sluchátka s potlačením hluku nebo si pusťte jemnou hudbu na pozadí. Současně ale v klidném prostředí dejte přednost tichu či záznamu binaurálního zvuku.

christin-hume-slbqShqAhEo-unsplash

​Kvalita vzduchu

Příliš suchý nebo vydýchaný vzduch způsobuje únavu a zhoršuje vaši výkonnost. Zejména vyšší koncetrace oxidu uhličitého snižuje pozornost a soustředění a může vést až k ospalosti či nevolnosti. Proto především pravidelně větrejte, používejte zvlhčovače vzduchu nebo investujte do rostlin, které kvalitu vzduchu zlepšují.

Pohodlí a ergonomie

Nepohodlná pozice vedoucí k mravenčení v končetinách či bolesti vás budou od práce logicky rušit. Ergonomická židle, stůl a správně umístěný monitor zvyšují vaše pohodlí a mají vliv i na vaše fyzické zdraví a chuť k práci. Důležité je také střídat pozice v sedě a ve stoje, dělat si přestávky a kompenzovat sezení pohybem.

Pracovní nástroje

Pracovní nástroje hrají zásadní roli v produktivitě i efektivitě, protože určují, jak rychle a kvalitně můžete dokončit své úkoly. Typickým příkladem u kancelářských profesí je odpovídající výkon počítače a rychlost internetového připojení. Kromě výměny zařízení za novější lze jejich správnou údržbou rychlost zvýšit, což platí i pro rychlost připojení k síti přes Wi-fi.

Uklizený pracovní prostor

Nepřehledný stůl plný papírů, hrnků a dalších věcí působí chaoticky a může vás rozptylovat. Proto si udržujte pracovní prostor čistý a uspořádaný.

Biorytmy

Biorytmy jsou cyklické změny v lidském organismu, které mají vliv na naši energii, náladu a schopnost soustředění. Některé cykly probíhají během jediného dne, jiné trvají týdny nebo dokonce měsíce.

Vliv biorytmů na produktivitu práce

Podle délky a dalších charakteristik rozlišujeme několik typů biorytmů.

Cirkadiánní rytmy (24hodinové):

To jsou rytmy, které známe asi nejvíce. Řídí je střídání světla a tmy během dne, a určují, kdy jsme nejbdělejší, a kdy potřebujeme spánek. Tyto rytmy ovlivňují také hormonální hladiny, tělesnou teplotu, tlak a dokonce i náš metabolismus.

Infradiánní rytmy (delší než 24 hodin):

Tyto cykly se mění pomaleji. Příkladem je menstruační cyklus nebo sezonní změny energie, kdy během zimy přirozeně pociťujeme větší únavu (příkladem mohou být podzimní únavy a sezónní deprese v temné části roku).

Ultradiánní rytmy (kratší než 24 hodin):

Každý den zažíváme cykly, kdy se střídá soustředění a únava. Po intenzivní práci naše tělo potřebuje pauzu, aby si odpočinulo. Tyto přirozené přestávky jsou důležité, a proto je dobré je respektovat. Diurnální rytmy (cykly den–noc):

Tyto rytmy jsou synchronizovány s cyklem den a noc. Určují, kdy jsme nejaktivnější a kdy se naše tělo připravuje na regeneraci a spánek.

Jak z biorytmů vytěžit maximum?

Každý z nás zažívá během dne chvíle, kdy energie a soustředění dosahují vrcholu – jsou to tzv. výkonnostní špičky. Tyto momenty jsou klíčem pro růst produktivity práce a řídí se našimi biorytmy, především těmi cirkadiánními. 

toa-heftiba-bcLE7reXFLM-unsplash

Většina lidí má dvě hlavní období, kdy je nejproduktivnější:

Ráno (9–11 hodin): V této době jsme po nočním spánku nejčerstvější. Kortizol, hormon přispívající k bdělosti a vitalitě, nám pomáhá udržet vysokou koncentraci a kreativitu.

Odpoledne (15–18 hodin): Po obědové pauze se většinou vrací energie, což je ideální na úkoly vyžadující systematičnost a pečlivost​. Bezprostředně po jídle však bývá typicky útlum způsobený trávením. V této době se naopak hodí zařadit nenáročné úkoly - např. vyřizování e-mailů.

Tato obecná pravidla ale neplatí pro každého stejně – „ranní ptáčata“ mají nejvýkonnější období brzy ráno, zatímco „noční sovy“ dosahují špičky později odpoledne nebo večer. Je proto důležité ujasnit si, ke které skupině patříte a práci i jiné aktivity si podle toho zorganizovat.

Abyste z výkonnostních špiček vytěžili maximum, plánujte náročné a kreativní úkoly na dobu, kdy máte nejvíce energie. Naopak činnosti, které nevyžadují tak intenzivní přemýšlení – například odpovídání na e-maily nebo organizace dokumentů – si nechte na období, kdy je vaše energie přirozeně nižší. 

Pokud pracujete z domu, využijte toho a určete si čas snídaně a oběda podle sebe. Vybírejte si vydatná a nutričně vyvážená jídla, ale nepřejídejte se. Současně se vyhýbejte také tučným jídlům, která mají negativní vliv na kognitivní výkon. Pokud si připravujete jídla sami a rádi děláte např. steaky či ryby, zkuste místo smažení na oleji použít multifunkční hrnec či fritézu, které odvádí tuk pryč. Nejen volba surovin, ale i způsob přípravy mají vliv na nutriční kvality hotových pokrmů a to, jak se budete po jídle cítit.

Důležité je také během špiček nezapomínat na krátké přestávky, které vám pomohou udržet koncentraci a zabrání pocitu vyčerpání. Uvádí se, že po zhruba 90 minutách intenzivního soustředění by mělo přijít asi 15 - 30 minut odpočinku. Využijte tento čas třeba na uvaření čaje či kávy ve firemní kuchyňce a krátkému rozhovoru s kolegy. Doporučuje se také dívat do dálky a nechat tak oči odpočinout od neustálého ostření na blízkou vzdálenost. Kvalita soustředění se bude odvíjet od toho, jak dobře dokážete “vypnout” v pauzách.

marc-mintel-Q-ioK6NPFos-unsplash

Současně však neužívejte nápoje s kofeinem nebo energetické nápoje neustále. Pokud špatně spíte a jste pak unavení, zlepšete nejprve svou spánkovou rutinu. Spěte v dobře větrané, zatemněné místnosti a večer se snažte vyhnout intenzivnímu modrému světlu. Pokud se rádi díváte večer na televizi, tak můžete jas a dokonce i modré světlo v nastavení snížit (umožňují to např. televize Hisense). Pokud proděláte špatnou noc, kofein bude fungovat lépe, než když jste na něj zvyklí. 

Jaké návyky podporují produktivitu

Zkuste některé z našich tipů pro růst produktivity začlenit do svého denního plánu. Zjistěte, co pro vás funguje a co ne, abyste si mohli sestavit dlouhodobý plán na zlepšení vaší produktivity.

1. Soustřeďte se na jednu věc

Pouštět se do několika úkolů najednou není efektivní. Pokud se soustředíte pouze na jeden úkol, dokončíte jej za kratší dobu. Neustálé přepínání pozornosti mezi více věcmi vede k poklesu efektivity práce až o 40 %. Proto se také např. nedoporučuje telefonovat při řízení vozidla či sledovat film a přitom se střídavě neustále dívat na mobil. Ani jedno nebude mít vaši plnou pozornost.

2. Rozdělte si velký úkol na malé

Do velkých úkolů se nám často nechce. Proto je lepší strategií tzv. naporcovat slona neboli rozdělit velký úkol na zvládnutelné dílčí úkoly.

3. Zaměřte se na důležité úkoly

Jednou z častých chyb produktivity je zaměření na krátkodobý horizont. Jak rychle určit, na čem pracovat, v jakém pořadí a co delegovat? Rozdělte si úkoly do čtyř skupin:

  • Důležité a naléhavé - Úkoly, které vyžadují okamžitou pozornost a měli byste je udělat hned.
  • Důležité, ale nenaléhavé - Tyto úkoly jsou důležité pro vaše dlouhodobé cíle, ale nemají bezprostřední deadline.
  • Naléhavé, ale nedůležité - Tyto úkoly vyžadují rychlou akci, ale nepřispívají k vašim dlouhodobým cílům. Pokud to jde, delegujte je.
  • Nedůležité a nenaléhavé - Tyto úkoly byste měli eliminovat.

4. Dejte si pauzu

Jednou z osvědčených metod pro plánování přestávek je technika Pomodoro, která spočívá v práci po dobu 25 minut, následované 5minutovou pauzou. Po čtyřech takových cyklech si naplánujte delší přestávku, cca 30 minut. Tato metoda pomáhá udržet vysokou koncentraci po celý den. Přestávky využijte na krátké protažení, pohyb nebo něco, co obnoví vaši energii. Používání časových bloků je zavedenou a dobře známou strategií pro růst produktivity.

yasmina-h-p8DjPfqEhW0-unsplash 

5. Pravidlo pěti minut

Pokud bojujete s prokrastinací, zkuste pravidlo pěti minut. Je to jednoduché. Slibte si, že strávíte nad úkolem jen pět minut (zapněte si časovač) – tím odstraníte mnoho výmluv, které vám brání s úkolem vůbec začít. Navíc, po uplynutí pěti minut často zůstává motivace pokračovat.

6. Omezte rozptýlení

Máte problémy se soustředěním? Vyzkoušejte tyto jednoduché kroky, jak se nenechat ničím vyrušit.

Vypněte si notifikace - telefony, e-maily, sociální sítě – to všechno počká. Pokud můžete, dejte si telefon do režimu „Nerušit“ nebo ho odložte z dosahu.

Požádejte kolegy, aby vás nerušili - informujte kolegy, že máte důležitou práci a nechcete být vyrušováni.

Určitě se vám stává, že si během práce vzpomenete, že musíte něco zařídit. V takových chvílích pomáhá mít po ruce papír, a jakmile vás něco napadne, poznamenat si to a vrátit se k tomu později. Vaše mysl se díky tomu uvolní, protože ví, že na nic nezapomenete.

7. Nejprve udělejte to nejtěžší

Vyhýbání se obtížným nebo časově náročným úkolům a místo toho se soustředit na ty snadné je přirozené. Nicméně tím, že se nejdříve pustíte do nejtěžších projektů, můžete zvýšit svou motivaci a soustředění po zbytek dne.

8. Stanovte si hranice

Je důležité stanovit si hranice svého času a naučit se říkat NE na úkoly, o nichž víte, že je nestihnete. Snížíte tím stres, který má vliv i na vaši pozornost a celkovou produktivitu. Se stresem mohou pomoci také určité doplňky a bylinkové čaje, ale vždy se snažte primárně řešit příčiny stresu, a ne jen tlumit jeho příznaky.

9. Využijte čas, kdy jste nejproduktivnější

Zjistěte, kdy jste nejproduktivnější a pak si uspořádejte denní plán tak, abyste ze svých výkonnostních špiček vytěžili maximum.

10. Stanovte si priority

Každý den si vyhraďte chvíli na to, abyste si ujasnili, co je nejdůležitější. Není potřeba stihnout všechno – soustřeďte se na 2–3 hlavní úkoly, které mají největší dopad. Když si ráno sepíšete to-do list, pomůže vám to udržet směr a neztrácet čas zbytečnostmi.

11. Péče o tělo a mysl

Zdravé jídlo, dostatek spánku a pravidelný pohyb jsou základem pro produktivní den. Nezapomínejte ani na mentální hygienu – relaxaci, čtení nebo trávení času s rodinou. Čím lépe se cítíte, tím lépe pracujete.

Jak měřit a vyhodnocovat produktivitu?

Měření a vyhodnocování produktivity vám pomůže odhalit, co funguje a co je třeba zlepšit. Bez měření se snadno ztratíte v tom, co jste za den, týden nebo měsíc vlastně dokázali.

Tipy na měření produktivity:

Sledujte splněné úkoly

Na konci dne nebo týdne si projděte svůj to-do list. Kolik položek jste dokončili? Které úkoly vám zabraly nejvíc času? Tento jednoduchý krok vám ukáže, jestli se soustředíte na ty správné činnosti.

Stanovte si cíle a měřte pokrok

Pokud pracujete na dlouhodobém projektu, rozdělte si ho na menší cíle a sledujte, jak se k nim přibližujete.

Měření času stráveného na úkolech

Zaznamenávejte si, kolik času trávíte jednotlivými úkoly. Pomohou vám nástroje jako např. Trello nebo Freelo. Tak zjistíte, zda svůj čas využíváte efektivně, nebo jestli vás některé činnosti zbytečně nezdržují.

Pravidelné hodnocení

Každý týden si vyhraďte chvíli na zhodnocení, co vám šlo dobře a co byste mohli příště udělat jinak. Tento návyk vám pomůže neustále se zlepšovat.

Jak poznat, že vaše produktivita není optimální?

Pokud máte pocit, že pořád pracujete, ale výsledky tomu neodpovídají, možná se soustředíte na činnosti, které nejsou tak důležité. Signálem může být i neustálý pocit únavy, odkládání důležitých úkolů nebo chaotický pracovní den bez jasného plánu.

Produktivita není o tom dřít do úmoru, ale o efektivitě práce. Když sladíte prostředí kolem sebe s péčí o svou energii a zdravý životní styl, budete překvapeni, co všechno zvládnete. A nezapomeňte vyzkoušet naše tipy na zvýšení produktivity.